1. Hotelsoftware-Allgemeines

Herzlichen Willkommen,
bei unserer Rezeptions- und Bürosoftware für Hotels, Pensionen, Gästehäuser und Zimmervermittlungen.

Dieses System ist insbesondere für kleine Häuser die perfekte Lösung. Kaum eine andere Software bietet diese Leistungen - und zugleich ist die Software einfach. In minutenschnelle können Sie das System bedienen.

Die Software ist keine Testversion sondern absolut vollständig lauffähig - es gibt keinerlei technische Einschränkungen.

1.1 Zielgruppe

Die Zielgruppe dieser Softwarelösung sind kleine Hotels, Pensionen, Zimmervermittlungen und sonstigen Übernachtungsstätten bis zu einer Größe von maximal 60 Zimmern. Speziell diese Zielgruppe ist meist Inhaber- oder Familiengeführt.

Und diese Zielgruppe hat einige besondere Anforderungen, die eine "normale" Computersoftware kaum bieten kann - oder schlichtweg uninteressant von den Kosten ist.

Der große Vorteil, gegenüber eines normalen Hotelsoftware-Desktop-Computerprogrammes ist der Zugriff von jedem Computer mit Internetanschluß. Man kann nicht nur an der Rezeption, sondern auch von Zuhause oder von Unterwegs auf das System zugreifen um etwas nachzuschauen oder um Zimmer zu reservieren oder zu stornieren.

Ein weiterer großer Vorteil ist, man braucht die Hotelsoftware nicht auf dem Computer zu installieren um das System zu nutzen. So braucht man auch niemals Updates kaufen und installieren. Probleme bei der Installation und Einrichtung des Programms auf der eigenen Hardware gibt es nicht. Normalerweise kann jeder seinen Hotelbetrieb ohne fremde Hilfe in dieser Software selbst konfigurieren.

1.2 Verwendungszweck

Mit der Hotelsoftware führen Sie alle wesentlichen Büroarbeiten aus, die mit der Reservierung und Rechnungsstellung von Hotelzimmern und Ferienwohnungen und dessen Zusatzleistungen zu tun haben.

Es ist eine eigenständige und vollständige Software - man braucht im Normalfall für den Buchungsbetrieb keine andere zusätzliche Software benutzen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, daß eine einfache Online-Reservierungsbox auf Ihrer Hotel-Homepage eingebunden werden kann. So können Gäste auf Ihrer Homepage abfragen ob noch Zimmer frei sind und können auch sofort reservieren. Dabei läuft die Reservierung vollautomatisch ab - der Gast erhält automatisch eine Reservierungsbestätigung per EMail. Durch die Möglichkeit von Saisonspreisen (Wochenenden, Messe, Saison, usw.) gestalten Sie Ihre Preise wirtschaftlich optimal.

Diese Reservierungsmöglichkeit macht viele Betriebe unabhängiger von Hotelportalen (wie z.B. Booking, HRS, ...). In Hotelportalen fallen meist hohe Reservierungsentgelte an. Für Gäste, die auf Ihrer Homepage buchen fallen keine Kosten an.

1.3 Ablauf der Einarbeitung

Schritt 1:
Bevor Sie in dieser Hotelsoftware Ihr Hotel/Pension einrichten, sollten Sie mal kurz durchschauen, ob das Programm überhaupt Ihren Anforderungen entspricht. Dabei können Sie auch schon vorab viel aus dieser Bedienungsanleitung erfahren. Im Programm sind nach der Registration bereits 3 Doppelzimmer und 2 Einzelzimmer eingerichtet. Machen Sie einfach mal eine Probereservierung, drucken einen Anmeldebogen aus und machen den Check-In. Danach drucken Sie die Rechnung und machen den Check-Out.

Drucken Sie dazu auch die verschiedene Listen wie Anreise-, Abreise-, Frühstücksliste oder Putzliste aus. Insbesondere den grafischen Belegungskalender sollten Sie sich anschauen und ausdrucken.

Schritt 2:
Wenn Sie der Meinung sind, daß die Hotelsoftware für Sie passen könnte, richten Sie Ihr Hotel/Pension in der Software ein. Dazu müssen Sie zuerst unter "Zimmer/Betriebsdaten" die verschiedenen Zimmertypen (Zimmerkategorien) einrichten (Einzel- und Doppelzimmer sind bereits angelegt). In den Zimmerkategorien legen Sie die "Normalpreise" fest, die derzeit gerade gelten. Die Eingabe von speziellen Aktionspreisen/Saisonpreisen sind in Vorbereitung und kommen voraussichtlich im April/Mai 2016!

Bei jeder einzelnen Reservierung kann der hier voreingestellte Preis natürlich individuell geändert werden.

Schritt 3:
Richten Sie nun in den Grundeinstellungen die Landesauswahl ein, dann den Frühstückspreis und die aktuell gültigen MwSt.-Sätze (bei Ersteinrichtung in Deutschland sind die meisten Angaben bereits korrekt voreingestellt).
Die Rechnungsnummer sollten Sie ebenfalls konfigurieren - ansonsten beginnt diese standardmässig mit Nr. "1".
Falls Sie in Zukunft Reservierungsbestätigungen per EMail versenden möchten, müssen Sie die EMail-Daten Ihres EMail-Kontos einstellen.
Die Vor- und Nachtexte für Reservierungen sind voreingestellt - aber auch diese können Sie individuell für Ihren Betrieb einstellen.

Schritt 4:
In den Briefkopfeinstellungen können Sie entscheiden, ob Sie auf vorgedrucktes Briefkopfpapier drucken möchten (nur für Briefe und Rechnungen) oder ob Sie Briefe und Rechnungen auf weißes Papier drucken möchten. Wenn Sie vorgedrucktes Papier nehmen, müssen Sie in den Briefkopfeinstellungen Musterkopf und Musterfuß entfernen.
Wenn Sie alles auf weißes Papier drucken möchten, müssen Sie Ihr Logo, Briefkopf und Brieffuß (gilt für Briefe/Rechnungen) in jeweils einer Grafikdatei speichern, die unseren Richtlinien entspricht. Näheres dazu im entsprechenden Kapitel dieser Hilfe. Wenn Sie dies nicht selbst können, müssen Sie evtl. Hilfe von einem Bekannten oder einem Grafiker in Anspruch nehmen.

Schritt 5:
Außer dem Online-Buchungssystem ist in der Hotelsoftware alles eingestellt - Sie können loslegen!

Die Online-Buchungsbox können Sie ganz einfach in Ihre eigene Hotel-Homepage einbauen. Wir empfehlen jedoch zunächst das Programm kennenzulernen und einige Wochen zu arbeiten bevor Sie dieses Buchungssystem installieren.

1.4 Ablauf an der Rezeption

Dieses Kapitel ist sehr wichtig - unbedingt durchlesen! In den anderen Punkten der Hilfe werden zwar die Menüpunkte und Bildschirminhalte beschrieben, bringt aber wenig, wenn Sie den Ablauf und das Zusammenspiel zwischen Rezeption und Software nicht kennen!

Reservierungen:
Die Reservierungen tragen Sie so in die Hotelsoftware ein, wie diese telefonisch oder per EMail hereinkommen. Sie gehen auf "Neue Reservierung" und schreiben die Gäste- und Reisedaten in das Formular.

Die neue Reservierungszeile in der Liste ist rot dargestellt, wenn Sie noch nicht alle Angaben eingegeben haben. Also alles Wichtige eingeben und dann "Daten speichern" klicken.

Falls der Kunde nicht über ein Buchungsportal gebucht hat, ist es sinnvoll dem Gast eine Reservierungsbestätigung per EMail zukommen zu lassen. Dies macht man ganz unten im grünen Feld mit zwei Mausklicks vollautomatisch.

Sonderwünsche (wie Kinderbett, Raucher, etc) vermerkt man im rechten Feld "Kommentar".

Reist der Kunde zu ungewöhnlichen Zeiten an, oder er bekommt einen Code für den Schlüsselausgabekasten, vermerkt man dies rechts unter "Spezielle Anreise".

 Vom Gast zu bezahlende Zusatzwünsche trägt man in die Tabelle "Zusatzleistungen" ein.

Vorbereitung Check-In:
Kurz vor der Check-In-Zeit ist es sinnvoll alle Anmeldebögen für die heutigen Anreisen auszudrucken. Dazu geht man im Menü "Reservierungen" auf den Unterpunkt "Reservierungen Check-In". Es erscheinen nun alle einzucheckenden Gäste in der Liste.

Man druckt ganz unten im "grünen Feld" den Anreisebogen für den obersten Gast aus. Man geht aus der Druckvorschau zurück, wählt in der Reservierungsliste den nächsten Gast und druckt wiederum den Anmeldebogen aus. Das macht man bis alle Bögen gedruckt sind.

Wenn man elektronische Schlüsselkarten hat, kann man gleich zu jedem Anmeldebogen die Schlüssel programmieren und zum jeweiligen Anmeldebogen legen.

Check-In machen:
Steht ein Gast an der Rezeption, muss dieser den Anmeldebogen überprüfen und evtl. die Adresse ergänzen. Dann muss er den Bogen unten rechts unterschreiben und Ihnen zurückgeben. Der Gast erhält den Schlüssel.

Im Menüpunkt "Reservierungen (Check-In)" wählen Sie den einzucheckenden Gast an. Nun klickt man unten im grünen Bereich auf "Check-In durchführen". Der Gast wird aus der oberen Tabelle ausgebucht und wird automatisch ins Fenster "Gäste-Im-Haus" geschoben.

Dies machen Sie jedesmal wenn ein Gast ankommt, bis Sie alle Gäste eingecheckt haben.

Wenn ein Gast nicht anreist oder storniert, klicken Sie auf die Schaltfläche "Stornieren". Die Reservierung wird in das Fenster "Stornierte Buchungen" übertragen. 

Vorbereitung Check-Out:
Wie beim Check-In, empfehlen wir auch den Check-Out vorzubereiten. Insbesondere dann, wenn es Ihnen möglich ist, die Rechnungen schon vor dem eigentlichen Check-Out zu drucken (nicht immer möglich, z.B. bei Mini-Bar-Abrechnung etc.).
In unserem Testbetrieb Leidringer-Gästehaus druckt man die Rechnungen immer am Abend für die Abreisen am kommenden Tag aus. Dies erspart dem Morgenpersonal Stress und das Auschecken geht sehr schnell. Natürlich kann man dies auch schon früh morgens vorbereiten, bevor die Gäste auschecken.

Rechnungen
Um die Rechnungen zu drucken, geht man ins Fenster "Gäste-im-Haus (Check-Out)". Je nachdem, ob Sie die Rechnungen am Vortag drucken oder erst am Abreisetag, können Sie oben links "bis heute" oder "morgen" anwählen.

Nun druckt man mit der Schaltfläche "Nur Rechnung drucken" unten im grünen Bereich die erste Rechnung aus. Beachten Sie, daß Sie zwei Exemplare drucken müssen (im Treiber "2" Kopien anwählen). Sie drucken nun die Rechnungen nacheinander aller abreisenden Gäste aus.

Listen
Empfehlenswert ist es auch bereits am Abend vorher alle Listen für den nächsten Tag auszudrucken. Dies wären die Anreiseliste (für die Rezeption), die Abreiseliste (für die Rezeption), die Frühstücksliste (für das Frühstückspersonal) und die Putzliste (für die Zimmermädchen).
Weiterhin sollte stets ein aktueller Belegungskalender ausgedruckt und ausgehängt werden.

Gute Vorbereitung ist alles!
Nun sind Sie für den Check-Out ideal vorbereitet.

Check-Out machen:
Wenn Sie den Check-Out wie oben vorbereitet haben, geht alles an der Rezeption ganz schnell. Der Gast gibt seinen Schlüssel ab und zahlt bar oder per EC-/Kreditkarte.

Bei Barzahlung quittieren Sie die Bezahlung auf dem Kundenexemplar der Rechnung (am besten mit Stempel und Unterschrift).

Wenn Sie das in die Hotelsoftware integrierte Kassenbuch nutzen, können Sie mit einem Mausklick die jeweilige Bareinnahme automatisch ins Kassenbuch übertragen. Mehr dazu im entspr. Kapitel.

Bei Kartenzahlung heften Sie den Kundenbeleg an die Kundenrechnung und den Händlerbeleg an Ihre Rechnungskopie.

Im Computer gehen Sie im Fenster "Gäste-im-Haus (Check-Out)". Wählen Sie den abreisenden Kunde aus und klicken ganz unten im grünen Feld auf "Check-Out ohne Rechnungsdruck".
Die Reservierung wird nun automatisch ins Fenster "Ausgecheckte Gäste" übertragen.

Fertig.

1.5 Zukünftige Pläne / Erweiterungen

Wir arbeiten an dieser Hotelsoftware weiter, um noch mehr Features einzubauen. Geplant sind u.a. folgende Themen:

1. Optimierung Direkt-Buchungen
Unsere Online Buchungsbox (die Sie bereits jetzt in Ihre Homepage integrieren können) bekommt im Jahr 2020 ein neues Outfit. Damit sind die Direkt-Buchungen für Ihre Gäste einfacher und alles sieht schöner aus.

2. Belegungskalener
Der Belegungskalender wird optimiert - schöner, besser und mehr Funktionen im Kalender.

3. Weiteres
Auch sonst arbeiten wir ständig an der Verbesserung und Details des Systemes Wenn Sie Wünsche haben, richten Sie diese per EMail an uns.

Wir sind überzeugt, daß Ihnen unsere Hotelsoftware viel nutzen bringt und wünschen Ihnen viel Erfolg damit.